La administración nacional, departamental, distrital o local reglamenta la conformación de cada instancia mediante actos administrativos. Para la representación de la sociedad civil, la administración realiza procesos de elecciones o de representación de sectores por consenso y cuando la instancia cuenta con participantes de entidades, éstas podrían ayudar a definir el mecanismo de delegación. Estos procesos se llevan a cabo con base a la legislación sectorial vigente para cada instancia de participación.
Las leyes estatutarias que regulan la materia son: Ley 134 de mayo 31 de 1994 por la cual se dictan normas sobre mecanismos de participación ciudadana, Ley Estatutaria 1757 de julio 6 de 2015 por la cual se dictan disposiciones en materia de promoción y protección del derecho a la participación democrática. Adicionalmente, en Bogotá, D.C., además del estatuto de la participación se cuenta con el Decreto 606 de 2023 por medio del cual se actualiza el Sistema Distrital de Participación Ciudadana del Distrito Capital y el Decreto 477 de 2023 que adopta la Política Pública de Participación Incidente del Distrito Capital 2023 – 2034.